Bogføringssystemer skal kræve MitID og tilmelde jer e-fakturering

I dag træder Erhvervsstyrelsens bekendtgørelse nr. 811 i kraft. Den ændrer kravene til de registrerede bogføringssystemer, som ca. 350.000 virksomheder bruger. Senest 1. marts 2027 skal systemet kræve, at I bekræfter jer med MitID, og derefter bliver I tilmeldt e-fakturering, medmindre I siger nej. Selve opgaven er lille, men flere af jeres leverandørfakturaer kan ende direkte i bogføringssystemet i stedet for i indbakken.

Senest 1. marts 2027: MitID første gang I logger ind

Udbyderen af systemet skal bekræfte jeres identitet med MitID, første gang I logger ind, efter at kravet er indført. Det gælder alle nye og eksisterende kunder, der er registreret i CVR, også bogføringsvirksomheder, der bogfører for andre. Det er en engangsbekræftelse, så I skal ikke bruge MitID ved hvert login. Samtidig bliver I bedt om at bekræfte, at systemets oplysninger om virksomheden er rigtige. Eksisterende kunder kan ikke bruge systemet igen, før bekræftelsen er gennemført.

Fire uger til at sige nej til e-faktura

En e-faktura er en almindelig faktura, der sendes direkte til modtagerens bogføringssystem uden om mailen. Når I har bekræftet jer med MitID, slår systemet op, om I allerede er tilmeldt e-fakturering i Nemhandel, den fælles digitale infrastruktur for e-faktura. Er I ikke det, får I besked om, at I bliver tilmeldt, medmindre I fravælger det inden for fire uger. Siger I ikke nej, har udbyderen fire uger mere til at tilmelde jer, og I skal have besked, når det er sket.

Tilmelding betyder ikke, at I kun må bruge e-faktura. I kan stadig aftale andre fakturaformer med kunder og leverandører, og I kan til enhver tid melde jer fra igen. Vil I ikke vente, kan I allerede nu bede jeres udbyder om at blive tilmeldt. Erhvervsstyrelsen sender først i 2027 et brev med Digital Post om ordningen.

E-faktura bliver et synligt valg ved fakturering

Fra 1. marts 2027 skal systemet også tydeligt vise det, når modtageren af en faktura kan modtage e-faktura. Det gælder, når en bruger selv opretter en faktura i systemet, ikke fakturaer, der sendes automatisk, fx fra et andet system. Det er stadig frivilligt at vælge e-faktura. Ifølge Erhvervsstyrelsen skal det hjælpe tilmeldte virksomheder med at få flere e-fakturaer fra leverandørerne, uden at de selv skal bede om det.

Erhvervsstyrelsen skriver, at det kan give besparelser for op til 9 mia. kr. årligt på samfundsniveau, hvis alle virksomheder i Danmark begynder at bruge e-faktura. Ifølge styrelsen skal ændringerne også forberede danske virksomheder på nye EU-momsregler, der fra 1. juli 2030 gør e-faktura til et krav ved al handel med virksomheder i andre EU-lande.

Fra 1. januar 2028: låste stamdata og ingen sletning af bilag

Fra 1. januar 2028 skal den person, der tilføjer eller ændrer fx virksomhedens bankoplysninger i systemet, først bekræfte sig med MitID. Virksomhedens stamdata, altså navn, adresse, CVR-nummer og eventuelle P-numre (numre på produktionsenheder), hentes fra CVR og kan ikke rettes i bogføringssystemet. Ændringer laver I selv på virk.dk. Stamdata kommer automatisk med på de elektroniske dokumenter, fx e-fakturaer, som I sender fra systemet. Formålet er, at modtageren kan stole på oplysningerne, og at ingen kan udgive sig for at være en anden virksomhed.

Samtidig må brugerne ikke kunne slette sendte og modtagne dokumenter og bilag. Bogførte posteringer er allerede beskyttet mod sletning, og ifølge Erhvervsstyrelsens vejledning skal det fra 1. januar 2028 også gælde dokumenter, der endnu ikke er bogført. En dobbelt faktura kan altså ikke bare slettes.

Det kan I gøre nu

• Find ud af, hvem hos jer der logger ind med MitID, når systemet beder om det. Har en ekstern bogholder eller revisor adgang, så aftal, hvem der svarer på beskeden om e-fakturering.
• Bruger I flere systemer, fx et ERP-system til ordrer og lager, så afklar, hvor e-fakturaerne skal lande. Er I allerede tilmeldt e-fakturering i et andet system, er udbyderen ikke forpligtet til at flytte tilmeldingen. Vil I have fakturaerne delt op efter produktionsenhed, kan de modtages på P-nummer.
• Spørg udbyderen, hvor modtagne e-fakturaer dukker op, og aftal, hvem der holder øje med dem. Udbyderen skal straks give besked, når I er tilmeldt, så I ikke overser fakturaer, der kommer som e-faktura.
• Se på jeres fakturaflow. En e-faktura skal hverken scannes eller tastes ind, så har I mange leverandørfakturaer, kan der spares tid på fakturahåndteringen.

Vi kan hjælpe med at kortlægge jeres fakturaflow og finde de trin, der kan automatiseres, når fakturaerne kommer som e-faktura.

Kilder

• Bekendtgørelse om ændring af bekendtgørelse om krav til digitale standard bogføringssystemer, Retsinformation
• E-fakturering bliver den nye fælles måde at fakturere, Erhvervsstyrelsen
• Nye krav til registrerede bogføringssystemer: effektiv og sikker e-fakturering, Erhvervsstyrelsen